Cầm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên tay chưa phải là xong. Để công ty hoạt động hợp lệ, bạn cần chuẩn bị con dấu và chữ ký số. Nhiều chủ doanh nghiệp mới lúng túng vì thông tin cũ và mới lẫn lộn. Bài viết làm rõ hai thứ này: cái nào bắt buộc, quy định hiện hành ra sao và cần làm gì ngay.
Sau khi có giấy phép, cần chuẩn bị gì ngay
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các đầu việc thường phải xử lý sớm gồm: khắc con dấu, mua chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký kê khai thuế điện tử và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trong đó con dấu và chữ ký số là hai công cụ dùng gần như hằng ngày.
Con dấu: quy định đã thay đổi
Đây là điểm nhiều người vẫn hiểu theo luật cũ. Trước đây, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi dùng. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực (ngày 01/01/2021), thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bỏ.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu; con dấu có thể là dấu khắc hoặc chữ ký số. Bạn tự quản lý và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu của mình. Điều này giúp thủ tục nhanh hơn, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy chế quản lý dấu rõ ràng để tránh lạm dụng.
Thực tế, hầu hết công ty vẫn khắc một con dấu tròn có tên và mã số doanh nghiệp để đóng lên hợp đồng, văn bản. Việc khắc dấu do đơn vị khắc dấu thực hiện, thường trong 1-2 ngày.
Chữ ký số (token) dùng để làm gì
Chữ ký số là công cụ ký điện tử thay cho chữ ký và con dấu trên môi trường mạng. Với doanh nghiệp, đây gần như là thứ bắt buộc trên thực tế vì nhiều thủ tục đã điện tử hóa hoàn toàn:
- Kê khai và nộp thuế điện tử: ký tờ khai thuế, nộp thuế qua mạng.
- Hóa đơn điện tử: ký phát hành hóa đơn cho khách hàng.
- Bảo hiểm xã hội điện tử: nộp hồ sơ lao động, BHXH.
- Giao dịch với ngân hàng, hải quan, một số thủ tục hành chính công.
Chữ ký số thường mua theo gói thời hạn (1 năm, 3 năm…) từ các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép, dưới dạng USB token hoặc chữ ký số từ xa.
Hóa đơn điện tử: không còn là lựa chọn
Từ ngày 01/07/2022, hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc trên phạm vi cả nước theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Công ty mới thành lập phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và cần chữ ký số để phát hành. Vì vậy, chữ ký số và hóa đơn điện tử gắn liền nhau, nên chuẩn bị đồng thời.
Ví dụ thực tế
Một khách hàng của OMIC nhận giấy phép hôm trước, hôm sau đã có khách đặt hàng và cần xuất hóa đơn gấp. Vì chưa mua chữ ký số và chưa đăng ký hóa đơn điện tử, họ không thể xuất hóa đơn ngay, suýt mất đơn. Bài học: đừng đợi “khi nào cần mới làm”. Ngay sau khi có giấy phép, nên khắc dấu, mua chữ ký số và đăng ký hóa đơn điện tử song song để sẵn sàng giao dịch.
Sai lầm thường gặp và cách khắc phục
- Vẫn đi thông báo mẫu dấu theo luật cũ: mất thời gian không cần thiết. Khắc phục: nắm quy định mới, doanh nghiệp tự quyết con dấu.
- Chậm mua chữ ký số: không kê khai thuế, không xuất hóa đơn được. Khắc phục: mua ngay sau khi có mã số doanh nghiệp.
- Không có quy chế quản lý con dấu: ai cũng đóng được, dễ rủi ro. Khắc phục: ban hành quy chế, giao người giữ dấu cụ thể.
- Quên đăng ký hóa đơn điện tử trước khi bán hàng: không xuất được hóa đơn hợp lệ. Khắc phục: đăng ký với cơ quan thuế sớm.
Các bước chuẩn bị ngay sau khi có giấy phép
- Khắc con dấu tròn có tên và mã số doanh nghiệp.
- Ban hành quy chế quản lý, sử dụng con dấu và cử người giữ dấu.
- Mua chữ ký số từ nhà cung cấp được cấp phép.
- Đăng ký tài khoản kê khai, nộp thuế điện tử.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
Kết luận
Con dấu nay do doanh nghiệp tự quyết, không phải thông báo mẫu; chữ ký số tuy không ghi là “bắt buộc” nhưng trên thực tế không thể thiếu vì thuế và hóa đơn đều điện tử. Bước tiếp theo: liệt kê sáu đầu việc trong checklist và hoàn tất trong tuần đầu tiên để công ty sẵn sàng giao dịch hợp lệ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có bắt buộc phải có con dấu không?
Luật cho doanh nghiệp tự quyết định về con dấu, gồm cả việc dùng dấu khắc hay chữ ký số. Thực tế đa số công ty vẫn khắc dấu để đóng lên hợp đồng, chứng từ giấy.
Một công ty được có mấy con dấu?
Doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu. Nếu dùng nhiều dấu, nên quy định rõ dấu nào dùng cho mục đích gì để tránh nhầm lẫn và rủi ro.
Chữ ký số và con dấu khác nhau thế nào?
Con dấu dùng trên văn bản giấy. Chữ ký số dùng để ký trên môi trường điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử. Nhiều giao dịch hiện nay chỉ chấp nhận chữ ký số.
Chưa phát sinh doanh thu có cần mua chữ ký số ngay không?
Nên có sớm, vì bạn vẫn phải nộp tờ khai thuế, lệ phí môn bài và các báo cáo định kỳ qua mạng dù chưa có doanh thu. Thiếu chữ ký số sẽ khó thực hiện các nghĩa vụ này đúng hạn.
Nguồn tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020 (quy định về con dấu).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về kê khai và hóa đơn điện tử.