Cầm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên tay chưa có nghĩa là bạn đã xong. Nhiều chủ doanh nghiệp mới bị phạt chỉ vì bỏ sót các thủ tục thuế và pháp lý ban đầu. Bài viết này liệt kê chính xác những việc phải làm trong những tuần đầu, theo đúng trình tự, để bạn vận hành hợp pháp và không mất tiền oan vì chậm trễ.
Vì sao giai đoạn đầu dễ mắc lỗi
Sau khi thành lập, doanh nghiệp phát sinh ngay nghĩa vụ về thuế và một số thủ tục bắt buộc, dù chưa hề bán được hàng. Vấn đề là các mốc thời hạn thường ngắn và không ai nhắc bạn. Chậm khai thuế ban đầu, chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài hay chưa có hóa đơn hợp lệ đều có thể dẫn tới bị xử phạt hành chính. Nắm rõ danh sách việc cần làm giúp bạn chủ động thay vì chạy theo.
Những việc bắt buộc và nên làm sớm
Khắc dấu và công bố thông tin
Doanh nghiệp tự quyết định về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020, không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước. Song song, bạn cần công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn luật định. Bỏ qua bước công bố là lỗi bị phạt khá phổ biến.
Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Doanh nghiệp cần một tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để giao dịch và nộp thuế điện tử. Đi kèm là chữ ký số, dùng để ký tờ khai thuế, hóa đơn điện tử và các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước. Hai thứ này là điều kiện kỹ thuật để bạn thực hiện gần như mọi nghĩa vụ thuế sau đó.
Khai thuế ban đầu và lệ phí môn bài
Đây là nhóm việc quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài theo thời hạn quy định. Một điểm có lợi: theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên, nhưng vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn. Bên cạnh đó là các thủ tục ban đầu như đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng và các thông tin thuế cần thiết.
Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được chấp thuận trước khi xuất hóa đơn cho khách. Xuất hóa đơn giấy tự chế hoặc chưa đăng ký là sai quy định.
Bảng các mốc việc cần theo dõi
| Việc cần làm | Tính chất |
| Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | Bắt buộc, có thời hạn |
| Nộp tờ khai lệ phí môn bài | Bắt buộc, có thời hạn |
| Mở tài khoản ngân hàng | Điều kiện để giao dịch, nộp thuế |
| Mua chữ ký số | Điều kiện kỹ thuật |
| Đăng ký hóa đơn điện tử | Bắt buộc trước khi xuất hóa đơn |
| Treo biển tại trụ sở | Bắt buộc |
Một tình huống thực tế
Một công ty tư vấn mới lập lo tìm khách nên gác lại thủ tục thuế. Ba tuần sau ký được hợp đồng, khách yêu cầu xuất hóa đơn, nhưng công ty chưa đăng ký hóa đơn điện tử nên không xuất được, suýt mất khách. Đồng thời họ cũng quên nộp tờ khai lệ phí môn bài đúng hạn. Bài học: các thủ tục ban đầu phải làm song song với việc bán hàng, không để đến khi cần mới cuống lên.
Lỗi thường gặp và cách khắc phục
Nghĩ chưa có doanh thu thì chưa cần khai thuế. Sai. Nghĩa vụ khai phát sinh ngay khi thành lập. Cách khắc phục: lập lịch các mốc khai thuế ngay tuần đầu.
Quên treo biển tại trụ sở. Không treo biển hiệu là lỗi bị xử phạt và có thể khiến cơ quan thuế xếp vào diện nghi ngờ không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Để đến khi cần mới đăng ký hóa đơn. Việc đăng ký và được chấp thuận cần thời gian. Hãy hoàn tất trước khi phát sinh giao dịch đầu tiên.
Danh sách hành động trong 30 ngày đầu
- Kiểm tra và công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp đúng hạn.
- Khắc dấu, treo biển hiệu tại trụ sở.
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
- Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử.
- Nộp tờ khai lệ phí môn bài đúng thời hạn.
- Đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng phù hợp.
- Đăng ký và được duyệt sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn.
- Sắp xếp việc ghi chép sổ sách kế toán ngay từ giao dịch đầu tiên.
Kết luận
Giai đoạn ngay sau khi thành lập quyết định việc bạn vận hành trơn tru hay phải xử lý phạt về sau. Bước tiếp theo: in danh sách 30 ngày đầu ở trên, gắn từng việc với một mốc thời hạn cụ thể, và giao rõ ai phụ trách để không bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Mới thành lập chưa có doanh thu có phải nộp thuế không?
Chưa có doanh thu thì thường chưa phát sinh thuế phải nộp, nhưng bạn vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ khai báo như nộp tờ khai lệ phí môn bài và các tờ khai định kỳ theo quy định.
Doanh nghiệp mới có được miễn lệ phí môn bài không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Tuy nhiên bạn vẫn cần nộp tờ khai đúng hạn để được ghi nhận.
Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định hiện hành. Bạn phải đăng ký với cơ quan thuế và được chấp thuận trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
Nếu tự làm không xuể thì nên làm gì?
Nhiều doanh nghiệp mới chọn thuê dịch vụ kế toán hoặc đơn vị tư vấn để xử lý thủ tục ban đầu và báo cáo định kỳ, giúp tránh sai sót và tập trung vào kinh doanh. Đây là lựa chọn thực tế, nhất là khi bạn chưa có nhân sự kế toán.
Nguồn tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020.
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.