Doanh nghiệp mới thành lập thường lúng túng khi lần đầu quyết toán thuế cuối năm: phải nộp những gì, khi nào, và làm sao để không bị phạt. Bài viết này giúp bạn nắm được các loại quyết toán chính, thời hạn cần nhớ, và những lỗi khiến doanh nghiệp non trẻ hay bị truy thu, để năm đầu tiên trôi qua gọn gàng.
Quyết toán thuế cuối năm gồm những gì
Với phần lớn doanh nghiệp, cuối năm tài chính có ba nhóm việc chính về thuế:
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): xác định lãi, lỗ trong năm và số thuế phải nộp.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN): tổng hợp thu nhập và thuế của người lao động do công ty chi trả.
- Báo cáo tài chính năm: nộp cùng thời điểm, phản ánh toàn bộ tình hình tài chính.
Bản chất của quyết toán là đối chiếu số bạn đã tạm nộp trong năm với số thực tế phải nộp. Nếu nộp thiếu thì bổ sung, nếu nộp thừa thì được bù trừ hoặc hoàn theo quy định.
Thời hạn quan trọng cần nhớ
Theo Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ quyết toán thuế năm của doanh nghiệp nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Với doanh nghiệp dùng năm dương lịch, mốc này rơi vào cuối tháng 3. Cá nhân tự trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thời hạn dài hơn, đến ngày cuối cùng của tháng thứ 4. Bạn nên lấy đây làm mốc lùi lịch chuẩn bị hồ sơ.
Doanh nghiệp mới cần lưu ý riêng gì
Sổ sách phải có ngay từ đầu
Quyết toán chỉ chính xác khi sổ sách được ghi nhận đầy đủ từ ngày hoạt động. Doanh nghiệp mới hay để dồn chứng từ đến cuối năm mới làm, dẫn đến thiếu hóa đơn đầu vào và mất chi phí được trừ.
Hóa đơn điện tử là bắt buộc
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã áp dụng bắt buộc. Doanh nghiệp mới cần đăng ký sử dụng và xuất hóa đơn đúng quy định ngay từ giao dịch đầu tiên.
Chi phí muốn được trừ phải hợp lệ
Một khoản chi chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu phục vụ hoạt động kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, và với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điểm doanh nghiệp mới hay bỏ sót.
Ví dụ thực tế
Một công ty thương mại thành lập giữa năm tìm đến OMIC vào tháng 2 năm sau, khi sắp đến hạn quyết toán. Họ giữ đủ hóa đơn bán ra nhưng để thất lạc nhiều hóa đơn mua vào, và có vài khoản mua trên 20 triệu trả bằng tiền mặt. Hệ quả là những chi phí đó không được trừ, làm lợi nhuận tính thuế bị đội lên và số thuế phải nộp cao hơn thực tế đáng có. Chúng tôi giúp họ thu thập lại chứng từ còn cứu được và điều chỉnh cách thanh toán cho năm sau. Bài học: kiểm soát chứng từ và cách thanh toán ngay trong năm, không đợi đến kỳ quyết toán.
Sai lầm thường gặp và cách khắc phục
- Để dồn chứng từ đến cuối năm: dễ thất lạc, thiếu chi phí được trừ. Khắc phục: ghi sổ và lưu chứng từ hằng tháng.
- Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn lớn: mất quyền trừ chi phí. Khắc phục: chuyển khoản cho mọi hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
- Quên nộp tờ khai dù chưa phát sinh doanh thu: vẫn có thể bị phạt. Khắc phục: nộp đầy đủ tờ khai theo kỳ, kể cả tờ khai không phát sinh.
- Nhầm lẫn giữa tạm nộp và quyết toán: dẫn đến thiếu hoặc thừa. Khắc phục: đối chiếu số tạm nộp trong năm khi lập quyết toán.
Các bước hành động
- Tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra và chứng từ ngân hàng của năm.
- Rà soát các khoản chi trên 20 triệu xem đã thanh toán không dùng tiền mặt chưa.
- Đối chiếu số thuế đã tạm nộp trong năm với số thực tế.
- Lập báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán TNDN và TNCN.
- Nộp trước hạn: cuối tháng thứ 3 với doanh nghiệp, tháng thứ 4 với cá nhân tự quyết toán TNCN.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm tra về sau.
Kết luận
Quyết toán thuế không đáng sợ nếu sổ sách được làm đều trong năm. Điều quyết định không phải là mấy ngày cuối tháng 3, mà là thói quen lưu chứng từ và thanh toán đúng cách suốt cả năm. Bước tiếp theo: kiểm tra ngay hôm nay xem bạn đã có đủ hóa đơn đầu vào và đã đăng ký hóa đơn điện tử chưa.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu có phải quyết toán không?
Có. Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, bạn vẫn phải nộp các tờ khai và quyết toán theo quy định. Không phát sinh không đồng nghĩa với miễn nộp tờ khai.
Nộp quyết toán trễ hạn bị xử lý thế nào?
Chậm nộp hồ sơ khai thuế có thể bị xử phạt hành chính, và chậm nộp tiền thuế còn bị tính tiền chậm nộp theo ngày. Vì vậy nên chuẩn bị hồ sơ sớm, không đợi sát hạn.
Chi phí nào không được trừ khi tính thuế TNDN?
Nói ngắn gọn: khoản chi không phục vụ kinh doanh, không có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hoặc hóa đơn lớn thanh toán bằng tiền mặt thì thường không được trừ. Chi tiết cần đối chiếu quy định hiện hành.
Doanh nghiệp mới có được miễn lệ phí môn bài không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu. Bạn nên kiểm tra văn bản hiện hành để xác nhận điều kiện áp dụng cụ thể.
Tham khảo
- Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.