Rất nhiều hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại chỉ vì cái tên: trùng với công ty đã có, gây nhầm lẫn, hoặc vi phạm điều cấm. Bài viết này giúp bạn đặt tên công ty đúng luật ngay từ đầu, biết cách tự tra cứu để không mất thời gian nộp đi nộp lại.
Cấu trúc một tên công ty hợp lệ
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố theo đúng thứ tự:
- Loại hình doanh nghiệp: “Công ty trách nhiệm hữu hạn” (hoặc “Công ty TNHH”), “Công ty cổ phần” (hoặc “Công ty CP”), “Doanh nghiệp tư nhân”…
- Tên riêng: phần bạn tự đặt, viết bằng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Ví dụ: “Công ty TNHH Thương mại OMIC”. Loại hình đứng trước, tên riêng đứng sau. Thiếu thành tố loại hình là tên không hợp lệ.
Những điều cấm khi đặt tên
Luật liệt kê rõ các trường hợp không được phép, gồm:
- Đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Dùng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng, trừ khi có sự chấp thuận.
- Dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
“Trùng” và “gây nhầm lẫn” khác nhau thế nào
Đây là chỗ nhiều người hiểu sai. Tên được coi là trùng khi tên riêng viết hoàn toàn giống một doanh nghiệp đã đăng ký. Nhưng luật còn cấm cả tên gây nhầm lẫn, rộng hơn nhiều:
- Tên riêng chỉ khác bằng cách thêm số thứ tự, hoặc thêm ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-“, “_”.
- Tên riêng chỉ khác bằng từ “tân” đứng trước hoặc “mới” đứng sau.
- Tên riêng đọc giống hệt tên đã có dù viết khác.
- Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp khác.
Nghĩa là bạn không thể lách bằng cách thêm “mới”, thêm dấu chấm hay số 2 vào sau tên một công ty đã tồn tại.
Tên viết tắt và tên tiếng nước ngoài
Doanh nghiệp được đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt) và tên viết tắt. Tên nước ngoài dùng chữ cái hệ La-tinh. Tên viết tắt được lấy từ tên tiếng Việt hoặc tên nước ngoài. Cả hai vẫn phải tránh trùng và gây nhầm lẫn như tên chính.
Cách tra cứu trước khi nộp hồ sơ
Bước quan trọng nhất mà nhiều người bỏ qua: tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp. Bạn gõ tên riêng dự định đặt để xem đã có ai dùng chưa, đồng thời thử các biến thể gần giống để loại khả năng nhầm lẫn. Nên chuẩn bị 2-3 phương án tên để dự phòng.
Ví dụ thực tế
Một khách hàng muốn đặt “Công ty TNHH Minh Anh”. Khi tra cứu, khu vực đã có nhiều “Minh Anh” và một “Minh Anh Group”. Nếu nộp, khả năng cao bị coi là gây nhầm lẫn. OMIC gợi ý ghép thêm yếu tố ngành và địa danh thành “Công ty TNHH Nội thất Minh Anh Phát”, vừa khác biệt rõ, vừa nói lên lĩnh vực. Hồ sơ được chấp nhận ngay lần đầu.
Sai lầm thường gặp và cách khắc phục
- Không tra cứu trước: đặt theo cảm tính rồi bị từ chối. Khắc phục: luôn tra cứu và chuẩn bị phương án dự phòng.
- Lách bằng cách thêm dấu, thêm “mới”: vẫn bị coi là nhầm lẫn. Khắc phục: tạo điểm khác biệt thực chất trong tên riêng.
- Tên riêng quá chung chung: khó khác biệt, dễ trùng. Khắc phục: ghép yếu tố ngành nghề hoặc tên thương hiệu riêng.
- Quên đăng ký tên viết tắt đã dùng làm thương hiệu: dễ bị bên khác đăng ký trước. Khắc phục: đăng ký kèm ngay từ đầu.
Checklist đặt tên công ty
- Đã có đủ thành tố: loại hình + tên riêng đúng thứ tự.
- Không dùng tên cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang khi chưa được phép.
- Không trùng và không gây nhầm lẫn (đã tra cứu kỹ các biến thể).
- Chuẩn bị 2-3 phương án dự phòng.
- Cân nhắc đăng ký thêm tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
Kết luận
Đặt tên đúng luật không khó nếu bạn hiểu hai thành tố bắt buộc, các điều cấm và ranh giới của “gây nhầm lẫn”. Bước tiếp theo: mở Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tra cứu ngay tên dự định và các biến thể gần giống trước khi hoàn thiện hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Hai công ty ở hai tỉnh khác nhau có được trùng tên riêng không?
Không. Quy định về trùng và gây nhầm lẫn áp dụng trên phạm vi toàn quốc, không phải theo từng tỉnh. Vì vậy phải tra cứu trên cổng quốc gia.
Tôi có thể đặt tên riêng bằng tiếng Anh không?
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp phải viết bằng chữ cái tiếng Việt và các chữ F, J, Z, W. Bạn có thể dùng từ tiếng Anh viết bằng các chữ này làm tên riêng, đồng thời đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài.
Đặt trùng tên với một thương hiệu nổi tiếng nhưng khác ngành có sao không?
Ngoài quy định về tên doanh nghiệp, bạn còn có thể vi phạm quyền sở hữu trí tuệ đối với nhãn hiệu đã được bảo hộ. Nên tránh dùng tên gây liên tưởng tới thương hiệu nổi tiếng.
Sau khi thành lập có được đổi tên công ty không?
Được. Bạn làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý cập nhật lại con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng và các hợp đồng liên quan sau khi đổi tên.
Nguồn tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020 (các quy định về tên doanh nghiệp).
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).