Khi doanh nghiệp tuyển người đầu tiên, mối quan hệ giữa chủ và nhân viên không còn là chuyện thỏa thuận miệng mà đã bước vào phạm vi điều chỉnh của pháp luật lao động. Một bản hợp đồng lao động chặt chẽ và việc thực hiện đúng nghĩa vụ bảo hiểm không chỉ bảo vệ người lao động mà còn bảo vệ chính doanh nghiệp khỏi những tranh chấp và khoản truy thu tốn kém. Đáng tiếc, đây lại là lĩnh vực mà nhiều công ty nhỏ xem nhẹ cho đến khi vướng phải rắc rối cụ thể.
Các loại hợp đồng lao động và cách chọn phù hợp
Pháp luật hiện hành quy định hai loại hợp đồng lao động chính: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn. Hợp đồng xác định thời hạn có giới hạn tối đa về độ dài và số lần được ký liên tiếp; khi hết giới hạn này mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, quan hệ lao động mặc nhiên chuyển thành không xác định thời hạn. Hiểu rõ quy tắc này giúp doanh nghiệp tránh tình huống vô tình bị ràng buộc dài hạn ngoài dự tính, hoặc ngược lại, vi phạm khi ký lặp lại hợp đồng có thời hạn quá số lần cho phép.
Ngoài ra còn có giai đoạn thử việc, thường được thỏa thuận trước khi ký hợp đồng chính thức. Thử việc cũng có giới hạn thời gian tùy theo tính chất công việc, và mức lương thử việc không được thấp hơn một tỷ lệ nhất định so với lương chính thức. Một sai lầm phổ biến là kéo dài thử việc quá thời hạn cho phép hoặc liên tục cho nhân viên thử việc để né tránh nghĩa vụ, cách làm này tiềm ẩn rủi ro pháp lý cao nếu xảy ra khiếu nại.
Những nội dung bắt buộc trong hợp đồng
Một hợp đồng lao động hợp lệ cần chứa đầy đủ các nội dung cốt lõi, bao gồm: thông tin của hai bên, công việc và địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương và hình thức trả lương, chế độ nâng lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, cùng các điều khoản về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Việc soạn hợp đồng chi tiết ngay từ đầu giúp phòng ngừa tranh cãi khi phát sinh bất đồng, bởi mọi quyền và nghĩa vụ đã được ghi rõ ràng.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng một mẫu hợp đồng chung tải trên mạng cho mọi vị trí, dẫn tới những điều khoản không phù hợp với đặc thù công việc. Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh hưởng lương theo doanh số cần điều khoản rõ ràng về cách tính hoa hồng, còn một kỹ thuật viên tiếp xúc với thông tin nhạy cảm cần điều khoản bảo mật. Hợp đồng nên được điều chỉnh cho phù hợp với từng nhóm vị trí thay vì áp dụng máy móc một khuôn mẫu.
- Xác định đúng loại hợp đồng và thời hạn phù hợp
- Ghi rõ mức lương, cách tính thưởng, hoa hồng nếu có
- Bổ sung điều khoản bảo mật, sở hữu trí tuệ cho vị trí đặc thù
- Nêu rõ chế độ bảo hiểm và các khoản trích theo lương
Nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội
Đây là phần khiến nhiều chủ doanh nghiệp lúng túng nhất. Về nguyên tắc, người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ một mức tối thiểu trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, trích nộp phần của người sử dụng lao động và khấu trừ phần của người lao động để nộp cho cơ quan bảo hiểm. Việc cố tình không tham gia, hoặc kê khai mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn thực tế để giảm chi phí, là hành vi vi phạm có thể dẫn tới truy thu và xử phạt.
Chi phí bảo hiểm là một cấu phần thực sự trong tổng chi phí nhân sự, và doanh nghiệp cần tính toán ngay từ khi hoạch định quỹ lương. Một sai lầm thường gặp ở công ty non trẻ là chỉ nghĩ đến con số lương thỏa thuận với nhân viên mà quên mất phần đóng bảo hiểm của người sử dụng lao động, để rồi bất ngờ vì tổng chi phí cao hơn dự tính. Lập kế hoạch minh bạch ngay từ đầu giúp tránh cả rủi ro tài chính lẫn rủi ro pháp lý.
Chấm dứt hợp đồng đúng luật
Không phải quan hệ lao động nào cũng kéo dài mãi, và chính lúc chấm dứt mới là thời điểm dễ phát sinh tranh chấp nhất. Pháp luật quy định chặt chẽ các trường hợp doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng, cùng nghĩa vụ báo trước theo thời hạn tương ứng với từng loại hợp đồng. Sa thải hay cho nghỉ việc không đúng căn cứ và trình tự có thể khiến doanh nghiệp phải nhận lại người lao động, trả lương cho những ngày không được làm việc và bồi thường thêm.
Khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm, thanh toán các khoản còn nợ và trong nhiều trường hợp là trả trợ cấp thôi việc. Thực hiện đầy đủ và đúng trình tự không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giữ gìn uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động, điều đặc biệt quan trọng khi bạn muốn thu hút nhân tài về sau.
Chủ động chuẩn hóa để đi đường dài
Quản trị lao động bài bản không phải là gánh nặng hành chính mà là nền móng cho một tổ chức bền vững. Một hệ thống hợp đồng chuẩn, quy chế lương thưởng minh bạch và việc tuân thủ nghĩa vụ bảo hiểm đầy đủ giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với đội ngũ, giảm biến động nhân sự và tránh những khoản chi bất ngờ do vi phạm. Ngược lại, sự tùy tiện trong giai đoạn đầu thường để lại hậu quả dai dẳng khi công ty lớn dần và số lượng lao động tăng lên.
Đối với doanh nghiệp chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách, việc hợp tác với một đơn vị tư vấn như OMIC để chuẩn hóa mẫu hợp đồng, xây dựng quy chế nội bộ và xử lý thủ tục bảo hiểm là cách tiếp cận hiệu quả về chi phí. Đầu tư đúng mức vào khâu này ngay từ khi tuyển những nhân sự đầu tiên chính là cách chủ doanh nghiệp tự bảo vệ mình và tạo tiền đề cho một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn bó lâu dài.